Obrada avansnih računa
Kada ste spremni da ručno unesete avansni račun pritisnite Izlazni računi u glavnom prozoru,
zatim kliknite na Unos i pregled
avansnih računa. Ovo će vas odvesti na prozor Lista avansnih računa. Tamo
ćete videti listu svih otvorenih avansnih računa koje su unete za
vašu kompaniju ili odeljenje. Kada pritisnete dugme Novi pojaviće se novi prozor sa već popunjenim nekim
poljima. U ovom prozoru unosite avansni račun.
Polje Broj avansnih računa
će biti popunjeno automatski prvim slobodnim brojem računa u sistemu
čim se avansni račun plasira.
Nema potrebe da se ovo polje menja.
Polje Datum avansnih računa
predstavlja datum pravljenja avansnih računa i on se automatski popunjava
današnjim datumom. Ako je potrebno, datum se može promeniti unosom novog datuma
u formatu dd.mm.gggg
Polje Br.Porudžbine se ne
koristi kada se avansnih računa unosi ručno. Ostavite ovo polje na
podrazumevanoj vrednosti.
Polje Tip transakcije se
popunjava automatski. S obzirom da se unosi nov avansni račun odabrana je
vrednost Avansni račun.
Polje Datum otkazivanja
označava datum do kad avansni račun mora biti primljen ili će
biti otkazan. Ako je poznat, taj datum se unosi u formatu dd.mm.gggg. Ako se
taj datum ne zna ovo polje može ostati prazno.
Polje Porudžbina treba da sadrži
broj naloga nabavke. Ako je poznat broj, treba ga uneti, u suprotnom ovo polje
treba da ima vrednost None.
Kad je polje Porudžbina poznato,
u polje Prodavac treba uneti šifru
prodavca za dati avansni račun. Šifra se bira iz padajuće liste, a
ukoliko šifra ne postoji, ovo polje se može ostaviti na podrazumevanoj
vrednosti.
Polje Šifra kupca omogućava
vam da pronađete željenog kupca koji se nalazi u bazi podataka. Klikom na
padajuću listu, videćete listu svih kupaca, a željenog kupca
ćete moći naći pretraživanjem po nekom od kriterijuma: šifra
kupca, naziv, status i dr. Neophodno je da izaberete kriterijum po kom želite
da tražite i unesete vrednost tog kriterijuma, npr. Šifra kupca: kupac1.
Kliknete na Search i izlistaće vam se svi kupci sa sličnim nazivom.
Izborom željenog kupca, popunjavaju su sva ostala polja koja su u vezi sa
kupcem, a podešena su prilikom unosa kupca. To su polja Mesto isporuke, Isporuka za, Isporuka preko i Uslovi plaćanja.
Polje Mesto isporuke je
popunjeno adresom na koju će se isporučiti roba. Ako se isporuka vrši
na adresu koja je drugačija od adrese kupca unesite drugu adresu u kartici
Mesto isporuke.
Polje Isporuka za je opciono, a
koristi se ako je avansni račun za tačno određenu lokaciju ali
se prethodno šalje na drugu adresu. Na primer ako se avansni račun šalje u
magacin ali će se odatle slati u prodavnicu onda se šifra te prodavnice
upisuje u polje Isporuka za. U većini slučajeva ovo polje ostaje
prazno.
Polje Magacin određuje iz
kog magacina roba za ovaj račun dolazi. Izaberite magacin iz padajuće
liste. Ako magacin nije poznat ili vaša kompanija koristi samo jedan magacin u
ovom polju može se ostaviti podrazumevana vrednost.
Polje Datum isporuke se
automatski popunjava današnjim datumom i predatavlja datum isporuke robe po
datom računu. Ako je potrebno, može se promeniti unosom novog datuma u
formatu dd.mm.gggg.
Polje Isporuka preko
označava način isporuke robe. Bira se iz padajuće liste ukoliko
nije podešeno ili je drugačije od onog što je uneto prilikom kreiranja
kupca.
Polje Uslovi plaćanja
označava vremenski period za koji će se izvršiti plaćanje. Bira
se iz padajuće liste ukoliko nije podešeno ili je drugačije od onog
što je uneto prilikom kreiranja kupca.
Unos
dodatnih informacija o avansnom računu
Kartica Osnovni podaci
Većina informacija o kupcu se popunjava automatski kada se izabere
šifra kupca, ali ipak se nekoliko polja mora popuniti ručno.
Ako je ovaj avansni račun i otpremnica kupcu otkačite polje Isporuči na adresu.
Datum dospeća
fakture se popunjava automatski današnjim datumom. Ako je potrebno ovaj datum
se može izmeniti u formatu dd.mm.gggg.
Polje Oslobođenje od poreza
se popunjava automatski kada se izabere kupac, ukoliko je taj kupac
oslobođen plaćanja poreza i ta informacija je unešena u Informacije o
kupcima.
Polje Šifra i kurs valute
određuje koju valutu i kurs valute vaša kompanija koristi. Ovo polje se
automatski popunjava na osnovu podataka unetih prilikom određivanja
profila vaše kompanije. Nema potrebe da se ovo polje menja.
Ako za ovu avansni račun odobravate određeni popust (npr. 10% od
cele porudžbine), unesite taj procenat u polje Procenat rabata. Ako ne odobravate popust ovo polje može biti
ostavljeno na podrazumevanoj vrednosti 0.
Polje Rbt iznos se automatski
popunjava na osnovu procenta popusta unešenog u polje Procenat rabata.
Ako se na bilo koju stavku fakture plaća porez, polje Oporezovo će biti automatski
popunjeno ukupnim iznosom poreza. Nema potrebe da se ovo polje ručno
menja.
Polje Šifra uslova plaćanja
se popunjava automatski na osnovu uslova koji su vezani za datog kupca i
upisani u Informacije o kupcu.
Polja Procenat poreza i Iznos poreza
automatski će se popuniti na osnovu Poreske grupe koja je prethodno
izabrana.
Sledeća polja Provizija, S.,
C., sepopunjavaju automatski kada se u avansni račun unesu stavke.
Nema potrebe da se ova polja menjaju. Provizija
predstsvlja proviziju plaćenu prodavcu za ovaj avansni račun, S predstavlja ukupnu prodajnu cenu avansnog
računa (ali nije ukupan iznos) i C
predstavlja ukupne troškove avansnog
računa.
Kartica Plaćanja
U ovom prozoru unećete podatke
vezane za plaćanje ovog avansnog računa, ako kupac plaća avansni
račun u momentu plasiranja.
Ako će kupac plaćati po avansnom računu nema potrebe da se u
ovom trenutku ovaj prozor pounjava.
Polje Prodaja GK se popunjava
automatski na osnovu informacija unetih u procesu definisanja lagera
(artikala).
Izaberite Plaćanja (npr.
virmanski, kreditna kartica, keš itd) koji kupac koristi iz padajuće liste
polja Plaćanja.
Unesite ostale informacije o plaćanju u ostala polja, Broj i datum čeka (ako je
plaćanje čekom) ili informacije o kreditnoj kartici (ako se
plaća putem kartice).
Dosta polja u ovom prozoru popunjavaju se automatski na osnovu informacija
unetih u glavnom prozoru.
Kartica Dodatno
Ovde se unose informacije o načinu isporuke. Broj vozila, oznaka vozila,
broj otpremnice, datum otpremnice.
Kartica Beleške
Unos različitih vrsta beleški.
Kartica Kupci
Informacije o kupcima koje su automatski upisane na osnovu šifre kupca.
Kartica Mesto isporuke
Ukoliko je adresa mesta isporuke drugačija od adrese kupca, možete
uneti novu adresu klikom na Novo u
gornjem levom uglu, nakon što kliknete na karticu Mesto isporuke. Otvoriće se novi prozor gde možete da unesete
potrebne podatke. Nakon potvrđivanja klikom na OK, videćete novu adresu i moći će se promeniti polje
Mesto isporuke u gornjem delu prozora.
Kartica Zatvori
Zatvara liniju sa dodatnim informacijama.
Polja u žutom okviru se
popunjavaju automatski u toku obrade avansnih računa. Nema potrebe za
menjanjem ovih polja.
Polje Međuzbir će se
pouniti kada se unesu stavke avansnog računa. Za sada ovo polje može
ostati na podrazumevanoj vrednosti 0.
U polje Isporučivanje
unesite troškove transporta.
Ako su troškovi transporta oporezivi otkačite polje Porez na transport.
U polju Porez izaberite poresku
grupu koju vaša kompanija koristi iz padajuće liste. Ako niste sigurni
možete izabrati podrazumevanu vrednost koja je odabrana kada su unošeni podaci
o vapoj komaniji. Da bi se ostatak polja mogao popuniti tačnim vrednostima
ovo polje mora biti popunjeno. Kada se izabere poreska grupa, procenat vezan za
tu grupu se automatski popunjava i izračunava se porez na one stavke koje
su označene kao oporezive.
Polje Ukupno će biti
automatski popunjeno kada se unesu stavke u prozoru Stavke avansnog računa.
Nakon unosa svih informacija u ovom prozoru sledi unos stavki za taj
avansni račun.
NAPOMENA: MORATE uneti
pojedinačne stavke avansnog računa pre nego što možete preći na
sledeći korak.
Unos stavki avansnih
računa
Kada se unesu svi osnovni podaci o avansnom računu, sledeći korak
je unos stavki. Na sredini prozora za obradu avansnih računa nalazi linija Stavke. Pritisnite Novi (na desnoj strani prozora u tom
redu) da biste otvorili novi prozor za unos nove stavke avansnih računa.
Polja Avansni račun i Broj reda su automatski popunjena i ne
mogu se menjati.
U polju Br dokumenta je
automatski ispisano Avansi račun.
U polju Opis treba upisati bliži
opis stavke.
U polje Konto prodaje treba uneti
broj konta u glavnoj knjizi za date avanse, izborom iz padajuće liste.
Polje Šifra projekta se
popunjava ako je ovaj avansni račun deo nekog projekta. Ako postoji,
projekat se može izabrti iz padajuće liste.
Polje Br za praćenje
Okvir Oporezovo je otkačen
automatski ako se na proizvod plaća porez što se određuje u procesu
definisanja artikala (definisanja lagera). Ako postoji potreba da se ovaj
podatak izmeni samo u datoj porudžbini okvir se može promeniti.
Cena po jedinici proizvoda se popunjava automatski na osnovu
informacije koja je uneta prilikom definisanja artikla. Ako nije uneta, unosi
se u ovom polju.
Polje Poreska grupa će biti
automatski popunjeno ako je otkačen okvir Oporezivo, poreskom grupom kojoj pripada dati artikal. Isto će
se automatski popuniti polje %,
iznosom procenta koji odgovara datoj poreskoj grupi.
Polje Ukupno automatski se
popunja izračunavanjem vrednosti avansnog računa.
Kada ste završili sa unosom osnovnih informacija možete preći na
sledeći korak, klikom na OK.
Svaku sledeću stavku unosite na isti način.
Ako želite da promenite neku stavku ili da je uklonite sa
avansnog računa, kliknite na neku od ikonica ispred te stavke.
Menja stavku
Briše stavku
Kada su sve informacije o avansnom računu unete i avansni račun
je konačan pritisnite dugme Knjiži
avansni račun. Da bi avansni račun definitivno ušao u sistem
MORATE pritisnuti dugme Knjiži avansni
račun. Posle ovoga nikakve izmene u avansnom računu se ne mogu
vršiti sem ako se ne pritisne dugme Rasknjiži
avansni račun. Kada se pritisne dugme Knjiži avansni račun ovaj prozor se zatvara i vraćate se
u glavni prozor.
Dugme Promeni
vrši izmene podataka u avansnom računu.
Dugme Izračunaj
računa vrednost avansnih računa.
Dugme Knjiži šalje
avansni račun na knjiženje nakon čega nije moguće vršiti bilo
kakve izmene.
Dugme Zapamti šalje
avansni račun u Upamćeni
avansni računi.
Dugme OK čuva
avansni račun i omogućava izlaz na glavni prozor.
Dugme Odustani otkazuje
sve urađeno na avansnom računu.
U listi avansni
račun, svaku avansni račun možete da pregledate, štampate,
pošaljete ili snimite, klikom na ispod određene slovne oznake.
Iz prozora pretraživača možete avansni račun štampati, poslati
elektornskom poštom ili ga sačuvati za kasniju upotrebu. U prozoru
ćete videti pregled avansnih računa, kako će ona izgledati na
štampi. Prikazuje se prva strana avansnih računa, a ako ima
više strana spustite se dole da vidite i ostale strane.
Štampanje:
NAPOMENA: Ako je ovo prvi put da štampate iz Informatix programa potrebno
je podesiti margine na 6,3mm. Da bi
ste ovo uradili treba da izaberete Page Setup u File meniju vašeg
pretraživača i promenite sve margine (gornju, donju, levu i desnu) na
6,3mm. Ovo je potrebno da bi avansni račun mogla
da stane ne papir A4 formata.
Takođe proverite da se zaglavlja i fusnote (header and footer) ne
štampaju. Ovo se može podesiti takođe u prozoru Page Setup vašeg
pretraživača (polja Header i Footer treba da budu prazna).
Ukoliko ste već štampali neki dokument iz Informatix programa onda
jednostavno odštampajte avansni račun iz vašeg pretraživača kao i
obično.
Slanje:
Da biste avansni račun poslali elektronskom poštom (npr. ako
hoćete da pošaljete otpremnicu menadžeru magacina da je on odštampa) u
pretraživaču u kom je avansni račun prikazana iz File menija
izaberite Send, a zatim Page by Email. Ovo će pokrenuti vaš program za
poštu i formirati novu poruku sa vašim avansnim računom u njoj. Popunite
adresu primaoca i pošaljite poruku kada budete želeli.
Snimanje:
Da biste snimili avansni račun za kasniju upotrebu iz File menija u
vašem pretraživaču izaberite Save As. Izaberite mesto
gde želite da je sačuvate, unesite naziv i pritisnite Save. Avansni račun je sačuvana na vašem hard disku.
Kada ste završili rad sa ovim dokumentom ili kada ste ga odštampali, možete
zatvoriti taj prozor i vratiti se u prozor Lista
avansnih računa. Otkačite okvir pored avansnih
računa koju ste upravo odštampali kako biste kasnije znali da
je ta avansni račun već štampan.
Kada ste završili sa ovim prozorom pritisnite OK da biste se vratili u glavni
prozor.
Iz liste avansnih
računa možete izvršiti knjiženje avansnih računa koje nisu
proknjižene. To ćete uraditi tako što ćete označiti sve avansnih
računa koje želite da proknjižite i kliknete na dugme Proknjiži odabrano u gornjem desnom delu ekrana.
Pregled
zatvorenih avansnih računa
Klikom na Zatvoreni
avansni računi, otvara vam se
Lista zatvorenih avansnih računa. Ove avansne račune možete
pogledati, ali ne i menjati, možete štampati, snimiti ili slati u vidu
dokumenta ili prekopirati u arhivu avansnih računa.
Ako želite da prekopirate avansne račune u Arhivu avansnih računa,
označite sve avansne račune koje želite da prekopirate i kliknite na Kopiraj odabrano u arhivu u gornjem
desnom uglu.
Ako želite da sve avansne račune prekopirate u
arhivu, kliknite na Kopiraj sve u arhivu
u gornjem desnom uglu.
Pregled
arhive avansnih računa
Klikom na Preged
arhive avansnih računa, otvara se Lista
arhive avansnih računa, koja sadrži sve arhvivirane avansne
račune.
Arhivirane avansni račune možete pogledati i
štampati u vidu dokumenta.
Zapamćeni avansni računi
Lista
zapamćenih avansnih računa sadrži sve avansne račune
koje ste zapamtili radi daljeg korišćenja. To su avansni računi koje
često koristite i čiji se sadržaj bitno ne menja. Od ovih avansnih
računa uvek možete da napravite novi na jednostavan način. Dovoljno
je da označite avansni račun od kog želite da napravite novi i
kliknete na Napravi avansni račun
u gornjem desnom uglu.
Avansne račune na ovoj listi možete i da menjate,
klikom na ispred željenog avansnog računa.
Ili da pogledate, snimite, pošaljete ili odštampate dokument, klikom na .